Tata Kelola dan Manajemen

Dewan Penasihat, terdiri dari Ketua Umum dan Sekjen DPP APTIKOM.
Dewan Pengurus, terdiri dari:
1. Ketua: Ketua PIKOBE APTIKOM mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:
  1. Kepemimpinan dan Manajemen Proyek: Memimpin tim operasional dan mengelola seluruh proyek pengindeksan OBE, memastikan semua tugas dan kegiatan berjalan sesuai rencana dan jadwal.
  2. Koordinasi Antar Tim: Mengkoordinasikan kegiatan antara anggota tim dan memastikan komunikasi yang efektif antar anggota tim dan dengan Dewan Penasihat.
  3. Pengawasan Kualitas: Memastikan bahwa semua proses dan hasil evaluasi memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
  4. Pelaporan: Menyusun laporan kemajuan proyek dan menyajikan hasil penilaian kepada Dewan Penasihat dan pemangku kepentingan lainnya.
2. Bidang 1 Penjaminan Mutu: Bidang ini mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:
  1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal: Menyusun dan mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal yang sesuai dengan standar nasional dan internasional untuk memastikan keberlanjutan dan akuntabilitas program evaluasi indeks kematangan OBE (Outcome-Based Education) di bawah naungan Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM.
  2. Mengevaluasi dan Meninjau Ulang Prosedur Mutu: Melakukan evaluasi berkala terhadap prosedur operasional dan instrumen penjaminan mutu yang digunakan, serta memberikan rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi program.
  3. Memantau Kinerja dan Pencapaian OBE: Memantau secara terus-menerus pencapaian dan hasil dari program dan kegiatan PIKOBE, serta memastikan bahwa target pencapaian sesuai dengan standar mutu yang telah disepakati.
  4. Menyiapkan Laporan Penjaminan Mutu: Menyusun laporan penjaminan mutu berkala sebagai dokumentasi dari hasil audit dan evaluasi, serta memberikan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti oleh pimpinan Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM.
3. Bidang 2 Prosedur dan Proses Evaluasi: Bidang ini mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:
  1. Menyusun Pedoman Pelaksanaan Evaluasi: Membuat panduan dan pedoman teknis yang komprehensif mengenai pelaksanaan evaluasi kematangan OBE, yang mencakup langkah-langkah operasional, jadwal evaluasi, dan mekanisme pelaporan hasil evaluasi kepada pihak yang berwenang.
  2. Memastikan Konsistensi Proses Evaluasi: Mengawasi penerapan standar evaluasi secara konsisten di seluruh program studi untuk memastikan bahwa prosedur evaluasi dilakukan sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan dan standar mutu yang berlaku.
  3. Menyusun Laporan Hasil Evaluasi: Menyusun laporan lengkap mengenai hasil evaluasi, yang berisi data, analisis, dan rekomendasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan oleh manajemen dan pihak terkait.
  4. Melakukan Review dan Perbaikan Proses Evaluasi: Secara berkala melakukan peninjauan ulang dan penyempurnaan terhadap prosedur dan instrumen evaluasi agar selalu relevan dan sesuai dengan perkembangan kebutuhan dan tren terbaru dalam penerapan OBE.
4. Bidang 3 Kriteria Evaluasi dan SDM: Bidang ini mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:
  1. Merumuskan Kriteria Evaluasi Kematangan OBE: Menyusun kriteria evaluasi yang komprehensif dan terukur untuk menilai kematangan penerapan OBE di perguruan tinggi. Kriteria ini harus mencakup aspek kurikulum, capaian pembelajaran, evaluasi, dan penjaminan mutu berkelanjutan.
  2. Menyusun Rubrik Penilaian: Mengembangkan rubrik penilaian yang jelas dan detail untuk digunakan dalam proses evaluasi. Rubrik ini harus mencakup indikator-indikator spesifik yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian pada setiap kriteria evaluasi kematangan OBE.
  3. Merekrut dan Mengelola SDM Evaluator: Merancang proses perekrutan, seleksi, dan penempatan evaluator yang kompeten dan berpengalaman dalam bidang OBE. Evaluator ini akan bertugas melakukan penilaian independen terhadap kematangan OBE di perguruan tinggi.
  4. Menyusun Standar Kompetensi Evaluator: Mengembangkan standar kompetensi yang harus dimiliki oleh SDM evaluator, termasuk pemahaman mendalam tentang prinsip OBE, metodologi evaluasi, dan keterampilan analitis. Evaluator harus memiliki kualifikasi dan keahlian yang relevan untuk memastikan proses evaluasi berjalan dengan akurat dan adil.
  5. Melakukan Pelatihan dan Sertifikasi Evaluator: Menyusun dan melaksanakan program pelatihan untuk para evaluator agar mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan evaluasi kematangan OBE. Setelah pelatihan, evaluator akan mendapatkan sertifikasi sebagai bukti kompetensi mereka.
  6. Mengelola dan Memantau Kinerja Evaluator: Mengawasi kinerja evaluator secara berkala untuk memastikan bahwa penilaian yang dilakukan sesuai dengan prosedur dan standar yang ditetapkan. Evaluator yang performanya tidak sesuai standar akan mendapatkan pembinaan atau pelatihan tambahan.
  7. Menyediakan Feedback dan Umpan Balik kepada Evaluator: Menyusun mekanisme umpan balik yang sistematis kepada evaluator untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam menilai kematangan OBE. Umpan balik ini mencakup hasil analisis terhadap laporan evaluasi yang mereka hasilkan.
  8. 8Menyusun Laporan Kinerja Evaluator dan Hasil Evaluasi: Menyusun laporan hasil evaluasi kematangan OBE dan performa SDM evaluator. Laporan ini akan menjadi acuan dalam pengambilan keputusan strategis terkait peningkatan program OBE di perguruan tinggi.
  9. Membangun Database Evaluator: Mengelola data evaluator yang berisi informasi mengenai kompetensi, pengalaman, dan kualifikasi setiap evaluator. Database ini akan digunakan untuk memastikan bahwa evaluator yang paling sesuai ditugaskan dalam proses evaluasi OBE di institusi pendidikan terkait.
5. Bidang 4 Kesekretariatan dan Keuangan: Bidang ini mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:
  1. Mengelola Administrasi dan Dokumen Organisasi: Bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh dokumen dan arsip organisasi, termasuk surat-menyurat, notulen rapat, laporan kegiatan, serta semua dokumen terkait operasional Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM. Bidang ini memastikan bahwa seluruh dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah diakses ketika diperlukan.
  2. Menyusun Agenda dan Jadwal Kegiatan: Menyusun agenda kegiatan organisasi, termasuk rapat-rapat penting, pertemuan antar divisi, serta pelaksanaan evaluasi kematangan OBE. Bidang ini bertanggung jawab memastikan semua kegiatan berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
  3. Menyelenggarakan Rapat dan Kegiatan Organisasi: Bertanggung jawab untuk mengorganisir pelaksanaan rapat, lokakarya, dan kegiatan lain yang berhubungan dengan operasional Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM. Ini termasuk pengaturan tempat, distribusi undangan, serta penyediaan kebutuhan logistik.
  4. Menjaga Komunikasi dan Koordinasi Antar Bidang: Memastikan adanya komunikasi yang lancar antara semua bidang yang terlibat dalam organisasi. Bidang Kesekretariatan bertindak sebagai pusat informasi yang mengkoordinasikan komunikasi antar divisi untuk mendukung kelancaran operasional.
  5. Mengelola Keuangan Organisasi: Bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran dan keuangan Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM, termasuk menyusun anggaran tahunan, mengelola arus kas, dan memastikan penggunaan dana sesuai dengan rencana keuangan yang telah disepakati.
  6. Menyusun Laporan Keuangan Berkala: Menyusun laporan keuangan secara berkala untuk diajukan kepada pimpinan organisasi, termasuk laporan arus kas, laporan penggunaan anggaran, serta laporan audit internal. Laporan ini harus disusun dengan transparan dan akurat.
  7. Mengurus Pembiayaan Kegiatan dan Proyek: Mengelola pembiayaan untuk kegiatan atau proyek yang dilakukan oleh Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM, termasuk alokasi dana untuk kegiatan evaluasi, pelatihan, dan operasional sehari-hari. Bidang ini memastikan bahwa pembiayaan dilakukan secara efisien dan sesuai dengan anggaran.
  8. Melakukan Pengarsipan Keuangan dan Pajak: Mengelola dan mengarsipkan semua dokumen keuangan, termasuk faktur, bukti transaksi, dan dokumen perpajakan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Bidang ini memastikan bahwa Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku.
  9. Memonitor Anggaran dan Pengeluaran: Memantau penggunaan anggaran secara ketat dan memberikan peringatan atau rekomendasi jika ditemukan penggunaan dana yang tidak sesuai dengan rencana. Ini untuk memastikan bahwa keuangan organisasi berada dalam kondisi yang stabil dan sehat.
6. Bidang 5 Sistem Informasi dan Kehumasan: Bidang ini mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:
  1. Mengembangkan dan Mengelola Sistem Informasi: Merancang, mengembangkan, dan memelihara sistem informasi yang mendukung operasional Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM, termasuk platform daring untuk evaluasi kematangan OBE, sistem data anggota, serta portal komunikasi internal dan eksternal.
  2. Memastikan Keamanan Data dan Informasi: Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan data yang dikelola oleh Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM, termasuk data evaluasi, keanggotaan, dan informasi strategis lainnya. Bidang ini mengimplementasikan standar keamanan siber untuk melindungi data dari ancaman eksternal maupun internal.
  3. Mengelola Website dan Media Sosial: Mengembangkan dan mengelola website resmi Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM serta akun media sosial untuk mempublikasikan informasi terkait kegiatan, program, dan capaian yang telah diraih oleh organisasi. Website dan media sosial juga menjadi sarana komunikasi untuk meningkatkan visibilitas organisasi.
  4. Menyediakan Sistem Evaluasi Berbasis Teknologi: Mengembangkan dan mengimplementasikan platform teknologi untuk memfasilitasi proses evaluasi kematangan OBE secara online. Sistem ini memungkinkan evaluator, anggota, dan institusi untuk berinteraksi dan melakukan penilaian secara efisien dan transparan.
  5. Mengelola Komunikasi Publik dan Media: Bertanggung jawab untuk mengelola hubungan dengan media dan publik, serta menjadi pusat komunikasi eksternal Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM. Bidang ini memastikan bahwa informasi yang disampaikan kepada publik tepat waktu, akurat, dan relevan.
  6. Mengelola Citra dan Reputasi Organisasi: Bertanggung jawab untuk menjaga citra dan reputasi Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM di mata publik, perguruan tinggi, serta pemangku kepentingan lainnya. Bidang ini merancang strategi komunikasi untuk memperkuat persepsi positif organisasi di tingkat nasional maupun internasional.
  7. Mengkoordinasikan Kegiatan Kehumasan: Merancang dan melaksanakan kegiatan kehumasan seperti konferensi pers, seminar, pameran, atau kegiatan promosi lainnya yang bertujuan untuk memperkenalkan program dan tujuan Pusat Indeks Kematangan OBE APTIKOM kepada audiens yang lebih luas.
  8. Mengelola Akses Informasi Anggota: Mengembangkan sistem yang memungkinkan anggota untuk mengakses informasi terkait evaluasi, hasil penilaian, laporan kematangan OBE, serta sumber daya pendukung lainnya. Sistem ini harus mudah diakses oleh semua anggota dan evaluator.
  9. Memantau dan Menganalisis Aktivitas Digital: Memantau dan menganalisis aktivitas digital terkait organisasi, baik melalui website maupun media sosial, untuk memahami dampak dari strategi komunikasi dan interaksi dengan publik. Analisis ini digunakan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dan strategi pemasaran digital organisasi.
  10. Menyediakan Layanan Informasi kepada Publik dan Mitra: Menyediakan layanan informasi kepada publik, perguruan tinggi, dan mitra terkait program OBE, proses evaluasi, dan keanggotaan. Bidang ini bertugas merespons pertanyaan dan permintaan informasi dari pihak eksternal secara cepat dan akurat.
  11. Mengelola dan Mempublikasikan Laporan Tahunan dan Hasil Evaluasi: Bekerja sama dengan divisi lain untuk menyusun dan mempublikasikan laporan tahunan serta hasil evaluasi kematangan OBE kepada publik dan pemangku kepentingan terkait. Laporan ini digunakan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi.